دائرة المخازن
تعتبر دائرة المخازن إحدى الدوائر الهامة في الجامعة نظراً لما تقدمه من خدمات لكليات ودوائر الجامعة المختلفة، من خلال توفير كل ما يلزم من مواد ومستلزمات بالتعاون والتنسيق المتكامل مع دائرة المشتريات. وتتلخص مهام دائرة المخازن في النقاط التالية:
الإشراف على تسلم اللوازم من دائرة المشتريات ومراجعتها للتأكد من مطابقتها على ضبط التسلم وأوامر الشراء وقرارات الإحالة من ناحية الكمية والمواصفات مع إثبات حالة اللوازم التالفة في محاضر التسلم.
الإشراف على تخزين اللوازم وحفظها والمحافظة عليها والاعتناء بها.
الإشراف على مراقبة صلاحية وسائل مكافحة الحريق باستمرار والتأكد من عدم وجود ما يسبب الحريق.
الإشراف على صرف اللوازم حسب الأصول وتنزيل الكمية المصروفة من بطاقة الصنف والسجلات وكافة مستندات التخزين ذات العلاقة.
الإشراف على مسك السجلات الواضحة فيما يتعلق بإدخال واستخراج المواد والمستلزمات والكميات وتواريخ وأرقام أذونات الصرف وجميع البيانات اللازمة لتسهيل عملية الرجوع إلى السجلات واستخراج البيانات المطلوبة ومسك سجلات خاصة للعهدة الشخصية.
الإشراف على مراقبة الحد الأدنى والحد الأعلى للمخزون والانتباه إلى اللوازم قبل نفاذها بفترة تكفي لشراء غيرها وتوريدها للمخازن والتأكد باستمرار من مطابقة أرصدة اللوازم بالسجلات على الموجود الفعلي منها.
الإشراف على تسلم المرجع وتجميع الصناديق الفارغة التي ترد فيها اللوازم والمحافظة عليها تمهيداً لبيعها أو استغلالها حسب الأصول.
مراقبة مدى ملائمة عملية الصرف للعمادات والدوائر والمراكز للكميات المخصصة لها.
المشاركة في أعمال اللجان المختلفة المتعلقة في مجال العمل والتي تكلف بها الدائرة من قبل الشئون الإدارية والمالية.