نبذة تعريفية
تعتبر الشئون الإدارية والمالية بالجامعة أحد الركائز الأساسية لكافة النواحي الإدارية والمالية، وتعتبر الجهة التي تنظم وتتابع عمل الوحدات الإدارية المختلفة بالجامعة، ويمكن تلخيص مهام الشئون الإدارية والمالية على النحو التالي:
الإشراف على إدارة حسابات الجامعة وعلى تنفيذ جميع العقود والاتفاقيات بين الجامعة وعملائها وإعداد التقارير الدورية والموازنة ومراقبة تنفيذ بنودها وإعداد البيانات المالية الختامية في نهاية كل سنة وتقديمها إلى مدقق حسابات الجامعة.
الإشراف على إدارة شئون جميع الموظفين في الجامعة باستثناء أعضاء الهيئة التدريسية، ومتابعة تقارير دائرة شئون الموظفين بخصوص سير العمل في دوائر الجامعة المختلفة.
الإشراف على شراء وتسجيل ومراقبة وتخزين اللوازم وتوزيعها على مرافق الجامعة.
الإشراف على صيانة مباني الجامعة، والخدمات العامة للعاملين في الجامعة.
تقديم التقارير الدورية لرئيس الجامعة.
دراسة المشاكل الإدارية والمالية التي تعرض على مكتب نائب الرئيس واقتراح الحلول المناسبة.
متابعة ودراسة طلبات الكليات والوحدات الإدارية المختلفة بالجامعة من الموارد البشرية والمادية.
تدقيق ومطابقة مستندات الصرف مع المرفقات المعززة لها.
الإشراف على سلامة تنفيذ الإجراءات المالية حسب الأنظمة المالية المتبعة في الجامعة.
تطوير الأداء الإداري في الدوائر المختلفة.
ضبط ورقابة سلامة موجودات مرافق الجامعة.
تدقيق سندات ورواتب الموظفين وعلاواتهم للتأكد من صحة الصرف والإجراءات المالية.
القيام بالفحوص الفجائية والجرد على الصندوق العام والصناديق الفرعية.
تدقيق السجلات والدفاتر المحاسبية للتأكد من سلامة القيود وصحة المجاميع والإجراءات القانونية.
مراقبة تاريخ سريان كل كفالة مقدمة للجامعة ومتابعة تمديدها وتسجيلها في السجلات الخاصة بها وتسليمها عند الانتهاء من العمل بها .
التأكد من صحة الترميز والتصنيف والتحميل لمختلف بنود الموازنة .
متابعة تسديد السلف وتسويتها شهرياً .
الإسهام في إصدار التقرير السنوي للجامعة والكتاب الإحصائي والنشرات الإحصائية الأخرى.
إعداد تقارير الرقابة والمتابعة عن سير العمل في الجامعة.
المشاركة في إعداد الخطة الإستراتيجية للجامعة ومتابعة تنفيذها.
متابعة تنقلات العاملين بين كليات ودوائر ومراكز الجامعة وتقديم الاقتراحات بشأن هذه التنقلات بهدف رفع إنتاجية العاملين في الجامعة.
متابعة ومراقبة موجودات الجامعة والتأكد من سلامة الإجراءات المتبعة للحفاظ عليها.
متابعة وترشيد استخدام وسائل النقل والمواصلات الخاصة بالجامعة.
التنسيق مع الدائرة القانونية في الجامعة فيما يتعلق بالقضايا المعروضة.
تقديم التوصيات والمقترحات التي تساعد على تطوير برامج العمل وأساليبه في الدائرة ووضع الجداول الزمنية والخطط اللازمة لتنفيذها ورفعها إلى جهات الاختصاص لاعتمادها.
المشاركة في اللجان حسب النظام وما يكلف بذلك من جهات الاختصاص.
إعداد مشروع الموازنة السنوية للدائرة، وتقديم التقارير الخاصة بالإيرادات والنفقات المتوقعة للجامعة خلال فترة إعداد الموازنة و التنسيق مع شئون التخطيط والجودة بالجامعة لضمان إعداد الموازنة بشكل علمي يتناسب مع الخطط التطويرية.
الرقابة على تنفيذ كافة بنود الموازنة العامة للجامعة والتأكد من التقييد ببنود الصرف.
التأكد من التزام جميع الكليات ودوائرها ومراكزها العلمية بالموازنة العامة.